Поточний або колишній співробітник, підрядник або утриманець співробітника Shell

Усі дії з обчислювальною технікою Shell та/або дії під час підключення до інформаційної мережі Shell можуть моніторитись з законними діловими цілями. Докладніше див. в рекомендаціях з особистого використання: http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Кожен член персоналу Shell отримує електронний бейдж, який дозволяє Shell записувати дату, час та точку доступу, отриманого ним у приміщеннях та активах Shell. Дані систем доступу та безпеки використовуються:

• для цілей охорони здоров’я та безпеки, зокрема захисту активів Shell, персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell;
• для дотримання законодавчих та нормативних вимог, зокрема якщо існує місцева юридична вимога надавати інформацію державним/регулюючим органам;
• для моніторингу (в агрегованому вигляді) кількості осіб, які входять та працюють у приміщеннях Shell, для планування в сферах управляння кадрами та нерухомості;
• у випадку з підрядниками (не співробітниками Shell) дата та час їх входу й виходу з приміщень Shell використовуються для цілей фінансового управління та контролю.

Більшість наших приміщень та активів обладнано камерами відеоспостереження. Місця використання камери відеоспостереження мають спеціальні позначки. Камери відеоспостереження використовуються для охорони здоров’я та безпеки, зокрема для захисту активів Shell, Персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell. Усі записи періодично видаляються, якщо не траплялося інцидентів, пов’язаних з охороною здоров’я та безпеки, підозрою про скоєння злочину або фактичним скоєнням злочину, — в такому випадку їх можуть переглядати внутрішні слідчі групи Shell та зовнішні органи (якщо це вимагається або дозволено законом): правоохоронні органи або інші державні органи.

Для того щоб виконувати юридичні та нормативні зобов’язання, захищати активи Shell та працівників/підрядників, а також забезпечувати відповідність Shell нормам регулювання зовнішньої торгівлі, законам про протидію відмиванню грошей та/або хабарництву та корупції й іншим нормативним вимогам, ми періодично проводимо перевірку всіх працівників та підрядників. Ця перевірка проводиться за загальнодоступними або державними списками санкцій, а її результати порівнюються з інформацією, яка зберігається про вас у Shell (наприклад, в реєстрі конфліктів інтересів — докладніше див. тут). Будь-які персональні дані, зібрані під час перевірки, не призведуть до автоматичного прийняття рішення щодо придатності далі працювати з нами як співробітник, практикант чи підрядник.

Shell International BV разом з вашою компанією-роботодавцем (у випадку з утриманцями: з компанією — роботодавцем співробітника Shell) самостійно або спільно зі своїми афілійованими особами в групі компаній Shell.

У випадку з окремими підрядниками: компанія з групи компаній Shell Group, яка уклала контракт на надання послуг, самостійно або спільно зі своїми афілійованими особами в групі компаній Shell та зовнішньою компанією/організацією, що є замовником/роботодавцем.

Ваші персональні дані обробляються виключно для цілей, зазначених вище (або для допоміжної тісно пов’язаної цілі, наприклад для зберігання даних), і надаються лише в разі абсолютної необхідності:

• іншим компаніям з групи компаній Shell, у тому числі тим, які можуть бути розташовані за межами вашої країни та Європейської економічної зони (ЄЕЗ);
• уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та/або субпідрядникам Shell;
• уповноваженим органам влади, державним, регулюючим або фіскальним органам, коли необхідно дотримуватись юридичного або нормативного зобов’язання, що лежить на відповідній компанії/компаніях Shell або передбачене чинним місцевим законодавством.

У випадках, коли персональні дані передаються компаніям Shell Group та/або уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та/або субпідрядникам, що можуть знаходитися у межах або за межами вашої країни (у тому числі за межами Європейської економічної зони), ми вживаємо організаційних, договірних та правових заходів для забезпечення того, щоб персональні дані оброблялися виключно для цілей, зазначених вище, а безпека персональних даних гарантувалася належним рівнем захисту. Ці заходи включають обов’язкові корпоративні правила передачі даних у Shell Group та схвалені Європейською Комісією механізми передачі даних третім сторонам у країнах, де рівень захисту даних вважається недостатнім, а також додаткові місцеві юридичні вимоги. Ви можете надіслати запит на отримання примірника цих документів, звернувшись за адресою privacy-office-SI@shell.com.

Враховуючи характер Shell Group, ваші персональні дані та персональні дані ваших утриманців можуть бути передані в країни, відмінні від вашої. У такому випадку ми вживаємо заходів, щоб гарантувати подальший захист ваших прав та прав ваших утриманців на конфіденційність згідно з обов’язковими корпоративними правилами Shell та чинним законодавством.

Ми впровадили технології та політики з метою захисту вашої конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу та неналежного використання й за необхідності оновлюватимемо їх, коли будуть доступні нові.

Уся інформація, включаючи персональні дані, управляється відповідно до стандартів Shell Group щодо управління інформацією та документацією й надійно видаляється, коли вона більше не потрібна для законної ділової цілі або для законодавчої/нормативної цілі.

За деякими винятками, необхідними для дотримання місцевих законодавчих вимог:

• інформація, що міститься в файлах, які стосуються персоналу, зберігається не більше 10 років після припинення роботи в компанії;
• інформація про пенсійні виплати зберігається не більше 99 років з моменту початку роботи в компанії;
• будь-які персональні дані, зібрані в межах перевірки за загальнодоступними або державними списками санкцій та матеріалами в ЗМІ, зберігаються не більше 15 років після того, як їх було вперше зібрано;
  
• імена, дати, час та точки доступу для всіх осіб, які входили до приміщень Shell, зберігаються протягом 3 років для кожного випадку доступу;
• якщо особа була звільнена або контракт було розірвано через серйозне порушення, включаючи порушення життєво важливих правил техніки безпеки Shell або порушення кодексу поведінки Shell, ця інформація зберігається протягом 30 років після припинення трудових відносин.

У будь-якому випадку інформація може зберігатися a) протягом довшого періоду, коли для цього є юридична або нормативна причина (у такому випадку її буде видалено, коли вона більше не буде потрібна для юридичних або нормативних цілей), або b) протягом коротшого періоду, коли ви або ваші утриманці виступаєте проти обробки персональних даних і більше немає законної мети їх зберігати.

 Тут ви можете знайти додаткову інформацію про упрвління документацією в Shell Group, зокрема про його місцеві варіанти:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Ми намагаємося підтримувати максимальну точність інформації про вас. Ви можете отримати доступ до своїх персональних даних, запросити виправлення чи видалення своїх персональних даних (але лише у випадку, коли вони більше не потрібні для законної ділової цілі) й запросити обмеження обробки своїх персональних даних. Ті, хто має доступ до HR Online, можуть отримати доступ до своїх персональних даних на веб-сайт:

https://hronline.shell.com/

Також ви можете звернутися до місцевого кадрового консультанта. Якщо ви підрядник, вам слід зв’язатися зі своєю зовнішньою компанією/організацією, що є замовником/роботодавцем.

Додаткову інформацію можна знайти на головній сторінці конфіденційності даних:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Якщо у вас виникли проблеми, питання або скарги стосовно обробки ваших персональних даних, зверніться до нас за адресою Privacy-Office-SI@shell.com або зв’яжіться з керівником служби захисту персональних даних Shell Group у Shell International B.V., Гаага, Нідерланди, — торговий реєстр, № 27155369, адреса для кореспонденції: PO Box 162, 2501 AN, the Hague.

Якщо ви незадоволені обробкою ваших персональних даних компанією Shell, ви маєте право подати скаргу до місцевого органу захисту даних або до голландської служби захисту даних за адресою: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, the Hague, Netherlands (Нідерланди). Докладнішу інформацію можна знайти за адресою https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Відомості про місцевого інспектора з захисту даних (якщо такий є), а також про місцеву службу захисту даних можна знайти у місцевих сповіщеннях про конфіденційність. Крім того, у відповідних випадках ми можемо надамо вам контактну інформацію негайно після запиту на електронну пошту Privacy-Office-SI@shell.com.

Час від часу це Сповіщення про конфіденційність може змінюватися. Це Сповіщення про конфіденційність було востаннє оновлено 1 січня 2018 року.