Поточний або колишній співробітник, підрядник або утриманець співробітника Shell

У цьому сповіщенні йдеться про те, які особисті дані ми збираємо, для яких цілей та ваші права щодо цього.

На що поширюється дія цього Сповіщення про конфіденційність?

Кожна особа в групі компаній Shell («Shell» або «ми») несе відповідальність за захист персональних інших членів нашого персоналу, а також наших клієнтів, ділових партнерів та постачальників.

Це Сповіщення про конфіденційність містить інформацію про персональні дані, що обробляються компанією Shell та стосуються осіб, які є або були співробітниками, практикантами, індивідуальними підрядниками та утриманцями співробітників Shell («Персонал Shell»).

Роздрібним клієнтам, учасникам програми лояльності Shell, відвідувачам веб-сайту Shell або користувачам додатків Shell можуть ознайомитися зі Сповіщення про конфіденційність – Автомобілісти - https://www.shell.ua/політика-дотримання-конфіденційності/b2c-notice.html.

Особам, які подають заявку на вакансію, відвідують події, пов’язані з добором персоналу, або проходять оцінку в Shell, слід перейти до Сповіщення про конфіденційність - Добір персоналу у групі компаній Shell https://www.shell.ua/політика-дотримання-конфіденційності/job-applicant-notice.html.

Окрім цього Сповіщення про конфіденційність існують інші сповіщення про конфіденційність, що пояснюють, як ми обробляємо персональні дані у зв’язку з конкретними процесами управління персоналом (наприклад, з програмами Open Resourcing, OneHealth ІТ та International Mobility). У цих випадках такі сповіщення про конфіденційність будуть надсилатись вам окремо.

У цьому сповіщенні про конфіденційність пояснюється, які персональні дані обробляються про вас, чому і для яких цілей, як довго ми зберігаємо ваші персональні дані, як отримати доступ до своїх персональних даних та оновити їх, які можливості ви маєте стосовно своїх персональних даних та де отримати додаткову інформацію.

Категорії персональних даних, які ми збираємо про вас.

Які персональні дані про вас ми обробляємо? Збір інформації

Ми обробляємо персональні дані, необхідні для управління трудовими відносинами, для залучення підрядників та практикантів, а також для надання пільг певним утриманцям співробітників Shell.

Ці дані включають особисту контактну інформацію, дату народження, сімейний стан, інформацію про оплату праці та банківський рахунок, інформацію про заробітну плату та пільги, включаючи інформацію про бенефіціарів, контактних осіб у разі надзвичайних ситуацій, інформацію про показники роботи, інформацію, необхідну для того, аби пересвідчитися, що ви маєте право працювати у країні (-ах), де вас найняли, та будь-яку іншу інформацію, необхідну для управління трудовими відносинами, для залучення підрядників та для надання пільг певним утриманцям співробітників Shell (наприклад, утриманцям, які супроводжують співробітника Shell під час тривалого відрядження за кордон).

Конфіденційні персональні дані

Ми також обробляємо деякі спеціальні категорії персональних даних («конфіденційні персональні дані»), такі як дані про здоров’я, расове або етнічне походження, релігійні або філософські переконання, сексуальну орієнтацію, політичні погляди та членство в профспілках, лише у випадках, якщо це необхідно з метою дотримання трудового законодавства та права соціального забезпечення, для початку, здійснення або захисту прав при позові або для надання професійної медичної консультації та підтримки, для захисту життєво важливих інтересів людини (наприклад, у надзвичайних ситуаціях), з міркувань громадського здоров’я або якщо особа надала згоду в явній формі.

Ми оброблятимемо ваші персональні дані лише на законних підставах.

Для чого ми обробляємо ваші персональні дані?

Ми обробляємо ваші персональні дані:

• щоб виконувати наші зобов’язання щодо дотримання місцевих законів та норм;
• у законних ділових інтересах (наприклад, для управління ефективністю, щоб забезпечити наявність кваліфікованого та компетентного персоналу або для охорони здоров’я та безпеки з метою забезпечити доступ до певних місць або активів лише уповноваженому персоналу, подачі та захисту позовів); або
• якщо ми маємо вашу згоду в явній формі.

Зверніть увагу, що зазвичай Shell не намагається отримати та не покладається на згоду персоналу Shell для обробки персональних даних. Проте є обмежені випадки коли потрібна згода, наприклад, якщо це вимагається чинним місцевим законодавством.

Персональні дані, які вимагаються від Персоналу Shell, є мінімально необхідними для виконання юридичних та/або контрактних вимог, а також уможливлення участі в програмах або забезпечення пільг. Якщо ви не надасте нам необхідної інформації, це негативно вплине на вашу можливість працювати з нами як співробітник, практикант або підрядник, брати участі у програмі або отримати пільгу.

У випадках, коли обробка даних здійснюється на основі згоди й регулюється чинним місцевим законодавством, яке передбачає інше, ви маєте право відкликати вашу згоду в будь-який час. Це не вплине на законність обробки даних до відкликання згоди. Однак відкликання згоди може вплинути на вашу можливість залишатися найманим працівником або зберегти інший тип трудових відносин, брати участі у програмі або отримати пільгу.

Для яких цілей ми обробляємо персональні дані?

Для чого ми обробляємо ваші персональні дані?

Ми обробляємо персональні дані, на які поширюється це Сповіщення про конфіденційність, для наведених нижче цілей:

• Людські ресурси, управління персоналом, виконання бізнес-процесів, внутрішнє управління, управлінська звітність, організаційний аналізу та розвиток -зокрема б'юджетне, фінансове та організаційне планування, адміністрування, заробітна платня, управління продуктивністю;
• Охорона праці та захист, включаючи захист життя та здоров’я, охорону праці, захист компаній та персоналу Shell, автентифікацію індивідуального статусу та прав доступу; або
• Юридична та/або нормативна відповідність, включаючи відповідність юридичним або нормативним вимогам.

Ми також можемо обробляти ваші персональні дані для другорядних цілей, якщо вони тісно пов’язані, наприклад:

• зберігання, видалення або знеособлення персональних даних;
• запобіганні шахрайству, аудит, розслідування, вирішення спорів або в цілях страхування, розгляд судових спорів та захист від позовів; або
• статистичні, історичні або наукові дослідження.

Моніторинг

Усі дії з обчислювальною технікою Shell та/або дії під час підключення до інформаційної мережі Shell можуть контролюватися з законними діловими цілями.

Кожен член персоналу Shell отримує електронний значок, який дозволяє Shell записувати дату, час та точку доступу, отриманого ним у приміщеннях та активах Shell. Дані систем доступу та безпеки використовуються:

• для цілей охорони здоров’я та безпеки, запобігання шахрайству та особливо для захисту активів Shell, персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell;
• Для виконання місцевих законодавчих і регулятивних норм, особливо за наявності місцевих законодавчих норм щодо надання інформації державним або регулятивним органам;
• для моніторингу (в агрегованому вигляді) кількості осіб, які входять та працюють у приміщеннях Shell, для планування в сферах управляння кадрами та нерухомості; та
• у випадку з підрядниками (не співробітниками Shell) дата та час їх входу й виходу з приміщень Shell використовуються для цілей фінансового управління та контролю.

Більшість наших приміщень та активів обладнано камерами відеоспостереження (ССTV). Місця використання камери відеоспостереження мають спеціальні позначки. Камери відеоспостереження використовуються для охорони здоров’я та безпеки, зокрема для захисту активів Shell, Персоналу Shell та відвідувачів приміщень Shell. Усі записи періодично видаляються, якщо не траплялося інцидентів, пов’язаних з охороною здоров’я та безпеки, підозрою про скоєння злочину або фактичним скоєнням злочину, — в такому випадку їх можуть переглядати внутрішні слідчі групи Shell та зовнішні органи (якщо це вимагається або дозволено законом): правоохоронні органи або інші державні органи.

Перевірка

Для того щоб виконувати юридичні та нормативні зобов’язання, захищати активи Shell та працівників/підрядників, а також забезпечувати відповідність Shell нормам регулювання зовнішньої торгівлі, законам про протидію відмиванню грошей та/або отриманню неправомірної вигоди та корупції й іншим нормативним вимогам, ми періодично проводимо перевірку всіх працівників та підрядників. Ця перевірка проводиться за загальнодоступними або державними списками санкцій, а її результати порівнюються з інформацією, яка зберігається про вас у Shell (наприклад, в реєстрі конфліктів інтересів — докладніше див. тут).

Будь-які персональні дані, зібрані під час перевірки, не призведуть до автоматичного прийняття рішення щодо придатності далі працювати з нами як співробітник, практикант чи залучення в якості підрядника.

Хто відповідає за зібрані персональні дані?

Відповідальність за обробку ваших персональних даних (включаючи і дані утриманців) буде нести ТОВ "Альянс Холдинг" 03038, м. Київ, вул. Грінченка Миколи, 4 разом з іншими компаніями з групи компаній Shell.

У випадку з окремими підрядниками: компанія з групи компаній Shell Group, яка уклала контракт на надання послуг, самостійно або спільно зі своїми афілійованими особами в групі компаній Shell та зовнішньою компанією/організацією, що є замовником/роботодавцем.

Кому ми надаємо ваші персональні дані?

Кому ми можемо надати персональні дані?

Ваші персональні дані обробляються виключно для цілей, зазначених вище, і надаються лише у разі абсолютної необхідності:

• іншим компаніям з групи компаній Shell, включаючи тих які можуть бути розміщені за межами місця вашого перебування;
• уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та/або субпідрядникам Shell; та
• уповноваженим органам влади, державним, регулюючим або фіскальним органам, коли необхідно дотримуватись юридичного або нормативного зобов’язання, що лежить на відповідній компанії/компаніях Shell або передбачене чинним місцевим законодавством; або
• Будь-якій особі, якій Shell пропонує передати будь-які свої права та/або обов’язки.

Ваші персональні дані можуть передаватися за межі вашої країни, із забезпеченням відповідного захисту.

Передача ваших персональних даних іншим країнам

У випадках, коли персональні дані передаються компаніям Shell Group та/або уповноваженим стороннім агентам, постачальникам послуг та/або субпідрядникам, що можуть знаходитися у межах або за межами вашої країни, ми вживаємо організаційних, договірних та правових заходів для забезпечення того, щоб персональні дані оброблялися виключно для цілей, зазначених вище, а безпека персональних даних гарантувалася належним рівнем захисту. Ці заходи включають Обов’язкові корпоративні правила передачі даних у групі компаній Shell та схвалені Європейською Комісією механізми передачі даних третім сторонам, а також додаткові місцеві юридичні вимоги. Ви можете ознайомитися з Обов’язковими корпоративними правилами компанії Shell за посиланням www.shell.com.ua/privacy.html або відправивши запит за електронною адресою privacy-office-SI@shell.com.

Shell зобов'язується захищати ваші персональні дані.

Безпека ваших персональних даних

Ми впровадили технології та політики з метою захисту вашої конфіденційної інформації від несанкціонованого доступу та неналежного використання й за необхідності оновлюватимемо їх, коли будуть доступними нові, відповідно.

Shell зберігає ваші персональні дані виключно протягом визначеного періоду часу.

Як довго ми зберігаємо ваші персональні дані?

Уся інформація, включаючи персональні дані, управляється відповідно до стандартів Shell Group щодо управління інформацією та документацією й надійно видаляється, коли вона більше не потрібна для законної ділової цілі або для законодавчої/нормативної цілі.

За деякими винятками, необхідними для дотримання місцевих законодавчих вимог:

• інформація, що міститься в файлах, які стосуються персоналу, зберігається не більше 10 років після припинення роботи в компанії;
• інформація про пенсійні виплати зберігається не більше 99 років з моменту початку роботи в компанії;
• будь-які персональні дані, зібрані в межах перевірки за загальнодоступними або державними списками санкцій та матеріалами в ЗМІ, зберігаються не більше 15 років після того, як їх було вперше зібрано;
• імена, дати, час та точки доступу для всіх осіб, які входили до приміщень Shell, зберігаються протягом 3 років для кожного випадку доступу;
• якщо особа була звільнена або контракт було розірвано через серйозне порушення, включаючи порушення життєво важливих правил техніки безпеки Shell або порушення кодексу поведінки Shell, ця інформація зберігається протягом 30 років після припинення трудових відносин.

У будь-якому випадку інформація може зберігатися a) протягом довшого періоду, коли для цього є юридична або нормативна причина (у такому випадку її буде видалено, коли вона більше не буде потрібна для юридичних або нормативних цілей), або b) протягом коротшого періоду, коли ви або ваші утриманці виступаєте проти обробки персональних даних і більше немає законної мети їх зберігати.

Ваші права та як скористатися ними.

Ваші права щодо ваших персональних даних

Ми намагаємося підтримувати максимальну точність інформації про вас. Ви можете подати запит на:

• доступ до ваших персональних даних;
• виправлення чи видалення своїх персональних даних (але лише у випадку, коли вони більше не потрібні для законної ділової цілі);
• заборони обробки ваших персональних даних; та/або
• ви маєте право отримати надані вами Shell персональні дані у структурованій цифровій формі й передати ці дані іншій стороні, якщо це технічно доцільно.

Ті, хто має доступ до HR Online, можуть отримати доступ до своїх персональних даних на веб-сайті: https://hronline.shell.com/.

Також ви можете звернутися до місцевого кадрового консультанта. Якщо ви підрядник, вам слід зв’язатися зі своєю зовнішньою компанією/організацією, що є замовником/роботодавцем. Для колишніх працівників або утриманців, зв'яжіться через privacy-office-SI@shell.com.

До кого звертатися з питанням, проблемою або скаргою щодо ваших персональних даних?

Якщо у вас виникли проблеми, питання або скарги стосовно обробки ваших персональних даних, ознайомтеся з відповідним Сповіщенням про конфіденційність для вашої локації або зверніться до нас за адресою Privacy-Office-SI@shell.com.

Ви також можете зв’язатися з керівником служби захисту персональних даних Shell Group у Shell International B.V., Гаага, Нідерланди, - торговий реєстр, № 27155369, адреса для кореспонденції: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Якщо ви незадоволені обробкою ваших персональних даних компанією Shell, ви маєте право подати скаргу до місцевого органу захисту даних (при наявності) або до Голландської служби захисту даних за адресою: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, the Hague, Netherlands (Нідерланди). Докладнішу інформацію можна знайти за адресою https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Час від часу це Сповіщення про конфіденційність оновлюється.

Зміни до цього Сповіщення про конфіденційність

Час від часу це Сповіщення про конфіденційність може змінюватися. Рекомендується регулярно переглядати цю Політику конфіденційності на предмет можливих змін. Це Сповіщення про конфіденційність було востаннє оновлено у серпні місяці 2021 р.